Code of Conduct

Präambel

Jede:r ist uns willkommen. Wir sind uns dessen bewusst, dass der Begriff »jede:r« viele Menschen mit vielen verschiedenen Hintergründen einschließt. Das ist eine gute Sache, denn wir begrüßen Vielfältigkeit.

Verhaltenskodex

Dieser Verhaltenskodex soll eine sichere, respektvolle Umgebung schaffen. Er gilt für alle von polypoly (im Folgenden polypoly) verwalteten Bereiche, wie z.B. alle unsere Social-Media-Kanäle etc. Wir erwarten, dass dieser Verhaltenskodex von allen eingehalten wird, die formell oder informell in einer polypoly-Umgebung interagieren oder polypoly zugehörig sind. Dieser Kodex dient darüber hinaus dazu, unser gemeinsames Verständnis von einer kollaborativen, gemeinschaftlichen Umgebung und Zielen zu bestärken. Wir erwarten, dass er im Geiste genauso befolgt wird, wie im Wortlaut, damit er für alle Beteiligten eine Bereicherung ist.

Richtlinien

Seien Sie empathisch, freundlich und geduldig. Wir gehen von guten Absichten aus und tun unser Bestes, um einfühlsam zu handeln. Wir alle können von Zeit zu Zeit etwas Frustration erleben, aber wir lassen nicht zu, dass sich Frustration in einen persönlichen Angriff verwandelt. Eine Umgebung, in der sich Menschen unbehaglich oder bedroht fühlen, ist nicht produktiv.

Seien Sie vorsichtig in der Wahl Ihrer Worte. Wir legen Wert auf Professionalität in allen Interaktionen und übernehmen die Verantwortung für unsere eigene Sprache. Seien Sie freundlich zu anderen. Beleidigen Sie andere nicht und setzen Sie sie nicht herab. Belästigungen und anderes ausgrenzendes Verhalten sind nicht akzeptabel.

Dies beinhaltet, ist aber nicht beschränkt auf:

Gewalttätige Drohungen oder gegen eine andere Person gerichtete Sprache.
Sexistische, rassistische oder anderweitig diskriminierende Witze und Sprache.
Das Veröffentlichen von sexuell eindeutigem oder gewalttätigem Material.
Das Veröffentlichen (oder Drohen mit dem Veröffentlichen) von persönlichen Informationen anderer Personen (»Doxing«).
Das Teilen privater Inhalte, wie z. B. E-Mails oder Nachrichten, die privat oder nicht-öffentlich gesendet wurden.
Persönliche Beleidigungen, insbesondere solche, die rassistische oder sexistische Begriffe verwenden.
Unerwünschte sexuelle Aufmerksamkeit.
Übermäßige oder unnötige Obszönitäten.
Wiederholte Belästigung von anderen. Generell gilt: Wenn jemand Sie bittet, aufzuhören, dann hören Sie auf.
Befürwortung oder Ermutigung eines der oben genannten Verhaltensweisen.

Diversity-Erklärung

polypoly begrüßt und ermutigt die Teilnahme aller. Wir sind bestrebt, eine Umgebung zu schaffen, in der sich jede:r wohlfühlt. Auch wenn wir vielleicht nicht alle zufrieden stellen können, werden wir uns immer bemühen, jede:n gut zu behandeln.

Unabhängig davon, wie Sie sich selbst identifizieren oder wie andere Sie wahrnehmen: Wir heißen Sie willkommen. Obwohl keine Liste einen Anspruch auf Vollständigkeit erheben kann, würdigen wir ausdrücklich die Vielfalt in den Bereichen: Alter, Kultur, Ethnizität, Genotyp, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Sprache, nationale Herkunft, Neurotyp, Phänotyp, politische Überzeugungen, Beruf, Rasse, Religion, sexuelle Orientierung, sozioökonomischer Status, Subkultur und technische Fähigkeiten. Und wenn wir etwas übersehen haben, lassen Sie es uns wissen.

Die Standards für das Verhalten in polypoly-Umgebungen sind im obigen Verhaltenskodex aufgeführt. Wir erwarten von allen Teilnehmer:innen, dass sie diese Standards einhalten und anderen dabei helfen, dies ebenfalls zu tun.

Meldung von Nichteinhaltungen des Kodex

Sollten Sie einen Verstoß gegen unseren Code of Conduct melden wollen, dann schreiben Sie bitte  an: hello@polypoly.net

Hinweis

Dieser Verhaltenskodex ist die Übersetzung einer modifizierten Version des Verhaltenskodex der Apache Software Foundation, lizenziert unter der Apache License, Version 2.0, mit zusätzlichem Text und Anregungen aus den Community-Richtlinien der Mozilla Foundation. Wir sind sehr dankbar für ihre Arbeit und unterstützen sie in ihren Bemühungen.

Gender Equality Plan (GEP) 2022

Gender Equality Plan enacted by: polypoly Management Team 

1 Introduction 

polypoly coop SCE is a European cooperative open to all European citizens. SCE is short for »Societas Cooperativa Europaea«, an EU legal company construct aiming to facilitate a cooperatives cross-border and trans-national activities. Any EU citizen above the age of 18 can become a member of the polypoly coop SCE by acquiring one or more shares in the cooperative. The general assembly of the polypoly Cooperative is the highest decision-making body of the polypoly coop SCE, and all members have equal voting rights, no matter the amount of shares each member may hold.

polypoly develops the polyPod infrastructure, which transforms private end user devices into sustainable, social and efficient data centers. The unused computing power of existing devices can be used for privacy-friendly big data analyses in exchange for fair payment. Since all calculations are carried out on existing devices, data centers are saved and with them a whole lot of costs and CO2.

The company has a core team consisting of a Chief Executive Officer (CEO), a Chief Technology Officer (CTO), a Chief Financial Officer (CFO) and a Chief Marketing Officer (CMO) together with AI & Data Science Researchers, Product Developers, Project Managers, and an IT and Marketing Team. The company also collaborates with a network of experts around the world, who are professionals in the fields of data, AI, Ethics and other areas of interest. 

polypolys’ Leadership Team created this Gender Equality Plan (GEP) for polypoly. Currently, polypoly has committed to following the five main thematic areas covered by GEP and has practices in place that are aligned with national legislation. The extent of these practices is covered within this document. 

Prior to the start of the COVID-19 pandemic, polypoly only allowed remote working to cater to individual needs. The company always believed in encouraging employees to be independent and proactive, and nurtured an open-door culture, where employees were encouraged to communicate with each other and with management about any queries or issues. Throughout 2020, polypoly’s management transitioned the company to fully-remote working, and these values were adapted and implemented to fit this change.

2 Thematic Areas 

The principles covering the recommended five areas of the GEP, as highlighted in the Horizon Europe Guidance on Gender Equality Plans document, can be found below. 

2.1 Work-Life-Balance and organisational culture 

The provision of good working conditions for all staff which allow people of all sex and gender to have the flexibility for a healthy Work-Life Balance to reach optimal performance levels. polypoly offers the following to all employees: 

  • Fully remote working 
  • Annual leave 
  • Sick leave 
  • Option to work reduced hours, where possible 
  • Flexible working time arrangements, including how departmental processes, procedures and practices impact on staff with caring responsibilities or full-time reduced workers 
  • Workload management, including how different tasks are allocated and distributed 

2.2 Gender equality in recruitment and career development

  • Gender balance in recruitment and career progression ensures equal opportunities at the stage of recruitment and subsequent career progression for any staff. 
  • polypolys recruitment strategy includes recruitment agencies, web and social media posts, word of mouth and internal recommendations. 
  • The selection process is based on the relevance of qualifications and experience to the role, and whether the potential employee is happy to accept the terms of the role. 
  • polypoly also prefers to receive a standardised curriculum vitae in Europass format, further equalising the interpretation of curriculum vitae. 
  • All new employees are given the same terms, introduction and relevant training when joining the company. In terms of career progression, any employee is judged based on their performance in their current role, their understanding of the company and the way they conduct themselves with all colleagues. 

2.3 Integration of gender dimension into content and communication

polypoly is committed to ensuring that all its processes and communication are gender-neutral in both intention and the language used. The purpose of gender-neutral language is to encourage employees to give due consideration to the issue of gender sensitivity in language whenever writing or speaking. 

2.4 Measures against gender-based violence including sexual harassment

polypoly believes in non-discriminatory treatment based on the grounds of religion or religious belief, disability, age, sex, sexual orientation, political orientation and racial or ethnic origin. As a remote company with employees who mostly communicate through video calls, email and business platforms, the focus is to encourage respect, trust and camaraderie amongst colleagues. 

polypoly follows principles highlighted in the local Employment and Industrial Relations Acts and subsidiary legislation (like Equal Treatment in Employment Regulations), the Equality for Women and Men Acts, and the Gender Identity, Gender Expression and Sex Characteristics Acts.

3 Challenges and Objectives 

The challenges related to gender equality and diversity were identified and discussed by polypoly’s board of directors. The company was founded in 2020 and, since then, management has been directly involved in all aspects of the company, including marketing, HR and recruitment, making it possible for them to pinpoint the challenges and objectives found below. 

3.1 Encouraging employees to use all their annual leave in order to have a better Work-Live Balance

Thematic Area: Work-Life Balance & organisational culture

Goal: Encouraging employees to use all their annual leave

Challenge: To push employees to book leave is challenging due to everyone working remotely

Date: End of 2022

Responsible: CEO and CMO

Action Plan: To regularly remind employees to make use of their annual leave to ensure a proper Work-Life Balance. 

3.2 Using gender neutral language across all communication

Thematic Area: Integration of gender dimensions

Goal: Using gender neutral language across all communication

Challenge: Ensuring all employees implement gender neutral language across all communication

Date: End of 2022

Responsible: All staff

Action Plan: Circulating this gender equality plan amongst all employees and also sharing the document, whilst encouraging all employees to read and implement the contents. This is to ensure that all internal and external communication (emails, calls, recruitment efforts, website content, social media content etc.) are gender-neutral in both their intention and the language used. 

4 Data Collection 

4.1 Encouraging employees to use all their annual leave in order to have better Work-Life-Balance

Use the company’s HR management system to monitor the leave taken and download reports related to this challenge. 

4.2 Using gender neutral language across all communication

Take random samples of different external communication channels (newsletters, social media, vacancy posts, brochures etc) and check them for the use of gender-neutral language.

Illustration: Sternenstaub